AVG- & ROT-dataopschoning, zonder het risico
TerraBytes is een tool voor AVG-dataopschoning die je opslag scant en risicovolle, persoonlijke, onversleutelde en verouderde bestanden markeert: de redundante, verouderde en triviale ROT-data die je risico bij een datalek vergroot. Ondersteun dataminimalisatie en zie precies wat dat alles je kost, in euro's en in CO₂.
Wat ROT-data is, en waarom het een AVG-probleem is
ROT-data is redundante, verouderde en triviale data: de dubbele exports, de jarenoude bestanden die niemand opent, de kopieën van kopieën verspreid over schijven en clouds. Op zichzelf lijkt het onschuldig. Maar zodra die data persoonsgegevens bevat (namen, e-mailadressen, contracten, HR-dossiers, klantenlijsten), wordt elk verouderd, vergeten bestand iets waarvoor je onder de AVG nog steeds verantwoordelijk bent.
Het AVG-beginsel van dataminimalisatie is eenvoudig: bewaar alleen persoonsgegevens die je echt nodig hebt, en niet langer dan nodig. In de praktijk is dat lastig, omdat de meeste organisaties geen helder beeld hebben van welke persoonsgegevens ze bewaren of waar die staan. Persoonsgegevens opschonen begint met ze zien.
De logica is onontkoombaar: hoe minder je bewaart, hoe kleiner je risico bij een datalek. Elk onversleuteld, persoonlijk of verouderd bestand dat je verwijdert is één record minder dat kan uitlekken, één inzageverzoek minder om uit te zoeken, één ding minder om te verdedigen. Een ROT-data-opruiming is niet zomaar huishoudelijk werk: het is een van de meest directe manieren om je compliance-risico te verkleinen.
De risicovolle data die zich in je omgeving verstopt
TerraBytes scant je cloud- en on-prem-opslag en brengt de bestanden in beeld die het grootste compliance- en kostenrisico opleveren.
Persoonsgegevens op de verkeerde plek
Klantenlijsten op een openbare site, HR-bestanden in een gedeelde teammap, exports die nooit zijn opgeruimd. Wij markeren persoonsgegevens die staan waar ze niet horen, zodat je ze kunt verplaatsen of verwijderen.
Onversleutelde gevoelige bestanden
Gevoelige documenten die onversleuteld worden bewaard zijn een datalek in de dop. TerraBytes licht onversleutelde bestanden uit die persoonlijke of vertrouwelijke gegevens bevatten.
Verouderde data voorbij de bewaartermijn
Bestanden die lang na het verstrijken van elke juridische of zakelijke reden zijn bewaard. Dit is klassieke ROT en botst rechtstreeks met dataminimalisatie: veilig om te archiveren of verwijderen.
Duplicaten die je risico vermenigvuldigen
Hetzelfde persoonsgegeven op vijf locaties is vijf dingen om te beveiligen en vijf dingen die kunnen uitlekken. Wij koppelen duplicaten zodat je ze kunt terugbrengen tot één beheerde kopie.
Het grootste risico zit in data waarvan je vergeten was dat je die had
Ongeveer 52% van de bedrijfsdata is “dark data”: opgeslagen, van stroom voorzien en betaald, maar nooit gebruikt. Bron: Veritas Databerg
Bekijk je hele opslaglandschap in minuten, in plaats van weken handmatig inventariseren.
Bij elk resultaat zie je kosten en CO₂, zodat je met de grootste winst begint.
Privacy by design: je data verlaat je omgeving nooit.
Er wordt niets automatisch verwijderd; jij stelt de regels in voor bewaren, archiveren en verwijderen.
Hoe het opruimen werkt
1. Koppelen. Wijs TerraBytes naar je opslag: SharePoint, OneDrive, NetApp, NAS of lokale schijven, op Windows en macOS. Het draait serverless en verplaatst je bestanden nooit.
2. Scannen. Eén doorloop markeert dubbele, verouderde, te grote en risicovolle bestanden: persoonsgegevens op de verkeerde plek, onversleutelde gevoelige documenten en verouderde data waarvan de bewaartermijn is verstreken, elk met de impact in euro's en CO₂.
3. Handelen. TerraBytes markeert en adviseert; het verwijdert nooit zelf iets. Jij bepaalt de regels voor bewaren, archiveren en verwijderen die passen bij je bewaarbeleid, en elke actie laat een gedocumenteerd, verdedigbaar audittraject achter waar je FG of compliance-team op kan bouwen.
Het resultaat is een slankere omgeving, een lagere opslagrekening en veel minder persoonsgegevens die liggen te wachten tot ze een probleem worden.
Een eerlijke kanttekening bij de reikwijdte
TerraBytes markeert risicovolle, persoonlijke en verouderde data en rapporteert daarover ter ondersteuning van je compliance-inspanningen. Het is een hulpmiddel om te zien en te verminderen wat je bewaart. Het is geen juridisch advies en geen vervanging van een functionaris gegevensbescherming. Beslissingen over bewaartermijnen, grondslag en opvolging blijven bij jou. Wat wij bieden is een helder, met bewijs onderbouwd startpunt, zodat die beslissingen op feiten berusten in plaats van op giswerk.
Ruim je hele opslaglandschap op
SharePoint-opslag opruimen →
Win ruimte terug en markeer risicovolle bestanden in je hele SharePoint-tenant.
OneDrive opruimen →
Vind persoonlijke en verouderde data in OneDrive-accounts, ook in achtergelaten accounts.
Opslag opschonen & optimaliseren →
Dezelfde scan voor cloud en on-prem: NAS en lokale schijven.
CSRD-data & CO₂ →
Zet je dataopschoning om in rapporteerbare besparingen op kosten en CO₂.
Vragen over AVG- & ROT-dataopschoning
ROT staat voor redundante, verouderde en triviale data: bestanden die dubbel staan, hun nut hebben verloren of geen zakelijke waarde hebben. Het vormt vaak een groot deel van de opslag van een organisatie en drijft stilletjes kosten, CO₂ en risico op zonder iemand van nut te zijn. ROT-data opruimen is een kernonderdeel van AVG-dataminimalisatie.
Eén scan markeert persoonsgegevens die staan waar ze niet horen, onversleutelde gevoelige bestanden en verouderde data waarvan de bewaartermijn is verstreken. TerraBytes adviseert wat je bewaart, archiveert of verwijdert en levert een gedocumenteerd, verdedigbaar audittraject, zodat je minder persoonsgegevens bewaart en je risico bij een datalek verkleint. Het ondersteunt je compliance-werk, maar vervangt geen functionaris gegevensbescherming of juridisch advies.
Ja. Eén scan markeert bestanden die vermoedelijk persoonsgegevens bevatten, gevoelige bestanden die onversleuteld zijn opgeslagen, en duplicaten die je risico vermenigvuldigen. Elke bevinding toont de impact op opslag, euro's en CO₂, zodat je de items met het hoogste risico eerst kunt aanpakken.
Nee. TerraBytes maakt de inhoud van je bestanden niet inzichtelijk. Het draait serverless binnen je eigen omgeving, je data verlaat die nooit, en alles is versleuteld tijdens transport en opslag.